La gestion électronique de documents ou GED (aussi appelée GEID – gestion électronique de l’information et des documents) recouvre tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Elle touche toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de l’acquisition à l’archivage.
OXOdoc est votre partenaire possédant l’expérience afin de vous accompagner dans ce projet majeur pour votre entreprise.
Une solution Ged devient à terme le cœur du savoir de votre entreprise réunissant dans un seul logiciel les documents de tous les services composant votre entreprise.
Les avantages d’une GED
Rechercher
Il est possible grâce à une technologie OCR de retrouver en un simple clic le document souhaité.
Gestion des Workflows
Nous automatisons le circuit d’un document au sein de votre entreprise. Nous gérons les validations du document pour chaque personne / service, apposons des tampons, installons une signature électronique certifiée …
Sécurité
Nous rassemblons le savoir de votre entreprise, mais pas n’importe comment. Les solutions qu’OXOdoc vous propose sont dites « à valeur probante ». Le document archivé possède la même valeur légale que votre original sur papier.
Vos documents sont conservés dans des datas centre sécurisé ayant les normes OTAN.
Conformité
Texte non-fournis.
Que dit la loi ?
Textes officiels
Article 1316-1 inséré dans le Code Civil par la loi n° 2000-30 du 13 Mars 2000 :
“L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”
Article 1348 – 7 inséré dans le Code Civil par la loi n°80-525 du 12 juillet 1980 :
“Les règles ci-dessus reçoivent encore exception lorsque l’obligation est née d’un quasi-contrat, d’un délit ou d’un quasi-délit, ou lorsque l’une des parties, soit n’a pas eu la possibilité matérielle ou morale de se procurer une preuve littérale de l’acte juridique, soit a perdu le titre qui lui servait de preuve littérale, par suite d’un cas fortuit ou d’une force majeure”.
“Elles reçoivent aussi exception lorsqu’une partie ou le dépositaire n’a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable. Est réputée durable toute reproduction indélébile de l’original qui entraîne une modification irréversible du support.”
Quels sont les délais de conservation des documents ?
Documents commerciaux
Correspondances commercialesContrat commercial
Documents de transport de marchandises
Dossiers clients
À conserver
10 ans
Documents commerciaux
Accords industrielsBons de livraison / Réception
Commandes Clients / Fournisseurs
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120€)
À conserver
10 ans
Documents et pièces Comptables
Chèques à encaisserÀ conserver
1 an + 8 jours
Documents et pièces Comptables
Impôts sur le revenu et sur les sociétés (à partir de l'année d'imposition)À conserver
6 ans
Documents et pièces Comptables
Relevés de comptes / Virements / PrélèvementsTalons de chéquiers
Bordereaux de versement en liquide / Remise de chèques
Contrat de bail commercial
À conserver
5 ans
Documents et pièces Comptables
Bilans, Comptes de résultatsComptes de pertes et profits
Livre Journal / Grand Livre
Journaux et comptes auxiliaires
Inventaires
À conserver
10 ans
Documents et pièces Comptables
Factures Clients / FournisseursContrats d'acquisition des autres immobilisations
Contrats et documents relatifs aux participations
Justificatifs de T.V.A.
À conserver
10 ans
Documents et pièces Comptables
Contrats d'acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliersÀ conserver
30 ans
Documents relatifs à la société
Feuilles de présence et pouvoirsRapports du conseil d'administration
Rapports des commissaires aux comptes
À conserver
3 ans
Documents relatifs à la société
Documents relatifs à la sociétéRegistres des procès verbaux d'assemblées et de conseils d’administration
Statuts
À conserver
3 ans
Documents relatifs à la société
Pièces modificatives des statutsOrdres de mouvement
Registres des procès verbaux d'assemblées et de conseils d'administration
À conserver
3 ans
Documents relatifs à la société
Carnet à souche des attestations d'inscription en compteÀ conserver
30 ans
Documents relatifs au personnel salarié
Documents relatifs à la comptabilisation des horairesÀ conserver
1 ans
Documents relatifs au personnel salarié
Documents relatifs aux charges sociales et taxes sur les salairesÀ conserver
3 ans
Documents relatifs au personnel salarié
Registre du personnelContrats de travail
Bulletins de paie, primes , indemnités
Solde de tout compte
À conserver
5 ans
Documents relatifs au personnel salarié
Dossiers d'accident du travail ou de maladie professionnelle donnant lieu à réparationÀ conserver
5 ans
Gestion des Fonds de pages (LASERNET)
Notre solution de gestion des fonds de pages va vous permettre d’éditer votre impression et votre matrice de papier en tête, facture… en même temps.
Fini le stock, fini les commandes en 10 000 exemplaires chez l’imprimeur.
Associée à notre technologie exclusive d’Encre Solide, cette opération vous revient à moins de 1 centime d’euros (-80 % par rapport à un modèle traditionnel).
Exemple
Modèle traditionnel |
Notre solution |
---|---|
Papier en-tête : 0,04 € | Papier blanc : 0,005 € |
Impression noir et blanc : 0,01 € | Impression noir et blanc : 0,009 € |
Total : 0,05 € |
Total : 0,014 € |