La gestion électronique de documents ou GED (aussi appelée GEID – gestion électronique de l’information et des  documents) recouvre tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Elle touche toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de l’acquisition à l’archivage.

OXOdoc est votre partenaire possédant l’expérience afin de vous accompagner dans ce projet majeur pour votre entreprise.
Une solution Ged devient à terme le cœur du savoir de votre entreprise réunissant dans un seul logiciel les documents de tous les services composant votre entreprise.

Les avantages d’une GED

  • Rechercher

    Il est possible grâce à une technologie OCR de retrouver en un simple clic le document souhaité.

  • Gestion des Workflows

    Nous automatisons le circuit d’un document au sein de votre entreprise. Nous gérons les validations du document pour chaque personne / service, apposons des tampons, installons une signature électronique certifiée …

  • Sécurité

    Nous rassemblons le savoir de votre entreprise, mais pas n’importe comment. Les solutions qu’OXOdoc vous propose sont dites « à valeur probante ». Le document archivé possède la même valeur légale que votre original sur papier.
    Vos documents sont conservés dans des datas centre sécurisé ayant les normes OTAN.

  • Conformité

    Texte non-fournis.

Que dit la loi ?

Textes officiels

Article 1316-1 inséré dans le Code Civil par la loi n° 2000-30 du 13 Mars 2000 :
“L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”
Article 1348 – 7 inséré dans le Code Civil par la loi n°80-525 du 12 juillet 1980 :
“Les règles ci-dessus reçoivent encore exception lorsque l’obligation est née d’un quasi-contrat, d’un délit ou d’un quasi-délit, ou lorsque l’une des parties, soit n’a pas eu la possibilité matérielle ou morale de se procurer une preuve littérale de l’acte juridique, soit a perdu le titre qui lui servait de preuve littérale, par suite d’un cas fortuit ou d’une force majeure”.
“Elles reçoivent aussi exception lorsqu’une partie ou le dépositaire n’a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable. Est réputée durable toute reproduction indélébile de l’original qui entraîne une modification irréversible du support.”

Quels sont les délais de conservation des documents ?

Documents commerciaux

Correspondances commerciales

Contrat commercial

Documents de transport de marchandises

Dossiers clients

À conserver

10 ans

Documents commerciaux

Accords industriels

Bons de livraison / Réception

Commandes Clients / Fournisseurs

Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120€)

À conserver

10 ans

Documents et pièces Comptables

Chèques à encaisser

À conserver

1 an + 8 jours

Documents et pièces Comptables

Impôts sur le revenu et sur les sociétés (à partir de l'année d'imposition)

À conserver

6 ans

Documents et pièces Comptables

Relevés de comptes / Virements / Prélèvements

Talons de chéquiers

Bordereaux de versement en liquide / Remise de chèques

Contrat de bail commercial

À conserver

5 ans

Documents et pièces Comptables

Bilans, Comptes de résultats

Comptes de pertes et profits

Livre Journal / Grand Livre

Journaux et comptes auxiliaires

Inventaires

À conserver

10 ans

Documents et pièces Comptables

Factures Clients / Fournisseurs

Contrats d'acquisition des autres immobilisations

Contrats et documents relatifs aux participations

Justificatifs de T.V.A.

À conserver

10 ans

Documents et pièces Comptables

Contrats d'acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers

À conserver

30 ans

Documents relatifs à la société

Feuilles de présence et pouvoirs

Rapports du conseil d'administration

Rapports des commissaires aux comptes

À conserver

3 ans

Documents relatifs à la société

Documents relatifs à la société

Registres des procès verbaux d'assemblées et de conseils d’administration

Statuts

À conserver

3 ans

Documents relatifs à la société

Pièces modificatives des statuts

Ordres de mouvement

Registres des procès verbaux d'assemblées et de conseils d'administration

À conserver

3 ans

Documents relatifs à la société

Carnet à souche des attestations d'inscription en compte

À conserver

30 ans

Documents relatifs au personnel salarié

Documents relatifs à la comptabilisation des horaires

À conserver

1 ans

Documents relatifs au personnel salarié

Documents relatifs aux charges sociales et taxes sur les salaires

À conserver

3 ans

Documents relatifs au personnel salarié

Registre du personnel

Contrats de travail

Bulletins de paie, primes , indemnités

Solde de tout compte

À conserver

5 ans

Documents relatifs au personnel salarié

Dossiers d'accident du travail ou de maladie professionnelle donnant lieu à réparation

À conserver

5 ans

Gestion des Fonds de pages (LASERNET)

Notre solution de gestion des fonds de pages va vous permettre d’éditer votre impression et votre matrice de papier en tête, facture… en même temps.

Fini le stock, fini les commandes en 10 000 exemplaires chez l’imprimeur.

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Exemple

Modèle traditionnel

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Papier en-tête : 0,04 € Papier blanc : 0,005 €
Impression noir et blanc : 0,01 € Impression noir et blanc : 0,009 €

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